一、應收賬款控制的兩個重要指標為:信用額度、信用期。其中信用額度依據客戶綜合情況滾動制訂(參見信用額度滾動制訂實行辦法),信用期統一規定:商業最高為三個月,直銷醫院最高為四個月。應收賬款采用權責發生制核算。
二、分項管理制度:
1、客戶開戶管理:
1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經過年檢的營業執照(醫院為醫療機構許可證)、藥品經營許可證、稅務登記證,經各級業務經理審核后交會計部,會計部就所提供的證照予以復審,合格后予以開戶,相關信息錄入檔案。
1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業務部門認為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應在申請表上填寫信用額度,經合格的法人或自然人擔保,銷售經理、銷售副總裁、財務總監核決后方可授予信用額度。
2、客戶檔案管理:
2-1、所有客戶均應提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、賬號、法人。
2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業執照、藥品經營許可證、稅務登記證、股東構成,并出具由新公司承擔原公司債務的申明。
2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。
2-4、客戶的營業執照(或醫療機構許可證)、藥品經營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協議同步。
2-5、有關客戶的所有檔案信息、客戶函證、對賬調節表、其他檔案,全部由應收賬款會計及時錄入微機,檔案文本整理完畢統一裝訂保管。
3、應收賬款信用額度管理:
3-1、公司信用額度依據客戶發貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。
3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經各級經理、銷售副總核準后交會計部,會計部將結合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報財務總監核準。
3-3臨時超信用額度或信用期限的發貨,銷售代表寫簽呈,經商業經理提呈,銷售副總核準,財務總監簽字后方可發貨。
4、銷售合同管理:
4-1、銷售合同由銷售代表整本領用,一次最多2本,交舊領新,領用者對合同的使用負全責,繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯次齊全,遺失合同需上級商業經理簽字確認。交回的合同必須為原件(紅章)。
4-2、所有發貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。
4-3、銷售代表發生變動時,其已領用合同要辦理移交手續或退回,否則,給公司造成的經濟損失由其直接主管經理負全責,并對責任人予以處罰。
4-4、對發貨、開票或有其他特殊要求的,由業務人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。
4-5、合同存根交至會計部后,與計算機中已發貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。
5、銷售發票管理:
5-1、依據合同開具發票,發貨后其發票聯、抵扣聯直接交給相關業務單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發票安全。
5-2、 銷售代表將發票交與客戶時要簽收。
6、應收賬款賬務管理:
6-1、涉及應收賬款的發票、到款、沖賬費用要求當日入賬。發貨、到款日報表、應收賬款賬齡表等統計報表,每月二十號以前,每三天向相關人員發送一次(每月二十日后每天發送一次)。
6-2、每月三號之前,會計部將應收賬款賬齡分析表、預警分析表送交業務經理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經管的應收賬款簽字確認,對異常情況和已發現的入賬錯誤應及時反饋給應收賬款會計。
6-3、凡賬齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負擔其相應利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經理、銷售經理平均負擔
7、收貨回執管理:
7-1、從異地庫發貨的合同必須要有調撥單、客戶回執。
7-2、從客戶處直接調貨給其他客戶的必須有調入客戶的收條。
7-3、 從公司直接發貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執,會計部簽收整理保管。
7-4、所有客戶回執必須反映品種、數量并加蓋對方公章或業務章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。
7-5、其他方式發貨給客戶的,以運輸郵寄部門的運單為回執,由儲運部門保管存檔。
8、應收賬款函證管理:
8-1、為了明確公司債權,會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準,分兩次向客戶函證。函證要求在發函基準日60天內回函,函證要求客戶蓋財務專用章,如往來賬在業務部門核算的可由業務部門蓋章,但必須注明欠款構成。函證在規定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發貨(貨款在此期間已結清的除外)。
8-2、醫院的應收賬款,一季度發函證一次,予以債權確認,若不能在次季度30日內蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。
8-3、 會計部在函證截至10日內依據回函情況整理匯總,上報財務總監,并以此確定需對賬的客戶。
9、 退貨管理:
9-1、 客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經銷售經理批準后方可退貨。退貨賬務處理流程見附表。
9-2、 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫,并按退貨管理流程轉移原始憑整。
9-3、 公司發至客戶,客戶未入庫便直接退回的產品,應由儲運部門接收,聯系銷售代表后進行相應處理。
9-4、 退貨入庫后,會計部依據退貨申請、內部退貨轉賬憑證等處理賬務,需要換貨的由營銷綜合辦負責按規定辦理,業務員在事先未經任何領導書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。
9-5、 客戶退貨,經管銷售人員要索取當地稅務局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內不能取得退稅證明,稅款全部由經管人員負擔,半年內取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經理核準后,財務部門將所扣稅額返還。
9-6、 凡屬非質量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責任人負擔罰款的百分之八十,主管經理、銷售經理平均負擔罰款的百分之二十。
10、 調貨管理:
因故需從客戶處調出公司產品的,必須事先寫簽呈報主管經理審批,在調出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發票或經財務蓋章確認的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調出貨物的稅款由經管人員負擔。調出貨物直接銷售給另一客戶時,經管業務員必須提供該客戶收貨回執和合同及時開票。未經主管經理審批而私自做主調貨,調貨人員負全責,
11、 應收賬款對賬管理:
11-1、銷售人員對各自經管客戶的應收賬款負全責。負責與客戶日常對賬是經管銷售人員的責任,對賬的流程和方法可參照“對賬流程及簡要方法”。出現差錯及時反饋會計部。
11-2、會計部將依據半年一次的函證結合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對賬的客戶。
11-3、 銷售人員發生變動時,必須在主管經理的監交下,逐戶確認應收賬款,辦理接交手續。如果不履行接交手續,隨意接受應收賬款,所發生的一切損失(包括協助對賬差旅費)由接管人員和主管經理負責(各負擔50%)。
11-4、 上級經理對所管轄的銷售人員的賬目有質疑,需會計部派人抽查對賬的,可書面申請,會計部視情況安排對賬。
11-5、 會計部前往客戶處對賬的,銷售人員必須陪同,對賬結果需填寫“對賬調節表”,對賬雙方加蓋財務專用章,如對方賬務全部在業務核算,可蓋業務章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對賬會計簽字,事后要上級經理、銷售經理簽字確認。
11-6、 經對賬需要經管銷售人員提供調整憑證的,必須在30天內交會計部,否則,先扣責任人款項進行平賬,再根據所提供資料調整。已對過賬的會計期間的賬務不再重復對賬。
12、 銷售折扣管理:
12-1、 依據與客戶的年度銷售協議,會計部將及時計算出銷售折扣,并在銷售發票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現金等須有客戶收條)。
12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關信息。
12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監批準。
13、 到款及其他費用:
13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應在十日之內郵回公司會計部,否則由銷售人員負擔超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。
13-2、銷售人員應及時掌握客戶破損及賬務處理情況,并向對方索要破損證明,破損證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數量、金額,并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發貨為單位,不允許累計計算。
13-3、一次性破損金額(售價)達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖賬處理。
14、清欠與訴訟
14-1、 銷售代表對自己管轄之內的客戶欠款,認為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經銷售經理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。
14-2、專職清欠仍無結果的情況下,應由清欠專員會同原銷售人員和上級經理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。
14-3、經清欠無結果,造成呆壞賬損失,由責任人負擔呆壞賬金額的百分之二十。
15、 權限
以上業務處理的其他核決權限均參照每年公司的核決權限表。
16、 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。
二、分項管理制度:
1、客戶開戶管理:
1-1、對于新增客戶,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”并附上經過年檢的營業執照(醫院為醫療機構許可證)、藥品經營許可證、稅務登記證,經各級業務經理審核后交會計部,會計部就所提供的證照予以復審,合格后予以開戶,相關信息錄入檔案。
1-2、新增客戶原則上不授予信用額度,但業務部門認為該客戶資信條件良好,可以賒銷的,應在申請表上填寫信用額度,經合格的法人或自然人擔保,銷售經理、銷售副總裁、財務總監核決后方可授予信用額度。
2、客戶檔案管理:
2-1、所有客戶均應提供客戶檔案,包括:客戶全稱、簡稱、公司地址、發貨地址、電話、傳真、開戶行、稅號、賬號、法人。
2-2、客戶更名時,須提供新舊公司同時蓋公章的更名通知、新名稱營業執照、藥品經營許可證、稅務登記證、股東構成,并出具由新公司承擔原公司債務的申明。
2-3、客戶更改其它檔案時,必須提供書面通知。
2-4、客戶的營業執照(或醫療機構許可證)、藥品經營許可證、納稅登記證每年更新存檔一次,時間要求與客戶的年協議同步。
2-5、有關客戶的所有檔案信息、客戶函證、對賬調節表、其他檔案,全部由應收賬款會計及時錄入微機,檔案文本整理完畢統一裝訂保管。
3、應收賬款信用額度管理:
3-1、公司信用額度依據客戶發貨、回款、外欠、地域情況等采用一定的計算公式,按季度滾動核定,年度則對所有客戶予以全面修訂。
3-2、對追加信用額度的申請,由銷售代表填寫“開戶、授信申請表”,并經各級經理、銷售副總核準后交會計部,會計部將結合該客戶的歷史資料和核定額度予以對照,對超出核定信用額度的客戶報財務總監核準。
3-3臨時超信用額度或信用期限的發貨,銷售代表寫簽呈,經商業經理提呈,銷售副總核準,財務總監簽字后方可發貨。
4、銷售合同管理:
4-1、銷售合同由銷售代表整本領用,一次最多2本,交舊領新,領用者對合同的使用負全責,繳銷合同必須整本交回,作廢合同需聯次齊全,遺失合同需上級商業經理簽字確認。交回的合同必須為原件(紅章)。
4-2、所有發貨合同必須有供銷雙方蓋章簽字,合同內容必須填寫齊全、清晰,不得涂改,銷售人員不得替代客戶簽字、蓋章,否則,合同一律退回。
4-3、銷售代表發生變動時,其已領用合同要辦理移交手續或退回,否則,給公司造成的經濟損失由其直接主管經理負全責,并對責任人予以處罰。
4-4、對發貨、開票或有其他特殊要求的,由業務人員在合同空白處醒目加注,否則視同一般原則處理。
4-5、合同存根交至會計部后,與計算機中已發貨合同核對,對合同存根件與傳真件不符并給公司造成損失的由銷售代表負責。檢查后分辦事處或分省裝訂存檔備查。
5、銷售發票管理:
5-1、依據合同開具發票,發貨后其發票聯、抵扣聯直接交給相關業務單位;有特殊要求寄往其他地址的需銷售代表提出書面申請并保證發票安全。
5-2、 銷售代表將發票交與客戶時要簽收。
6、應收賬款賬務管理:
6-1、涉及應收賬款的發票、到款、沖賬費用要求當日入賬。發貨、到款日報表、應收賬款賬齡表等統計報表,每月二十號以前,每三天向相關人員發送一次(每月二十日后每天發送一次)。
6-2、每月三號之前,會計部將應收賬款賬齡分析表、預警分析表送交業務經理以供參考。并要求銷售代表每月對自己經管的應收賬款簽字確認,對異常情況和已發現的入賬錯誤應及時反饋給應收賬款會計。
6-3、凡賬齡超過半年以上的欠款,由歸管銷售代表負擔其相應利息(按貸款利率)的百分之八十,另外百分之二十上級經理、銷售經理平均負擔
7、收貨回執管理:
7-1、從異地庫發貨的合同必須要有調撥單、客戶回執。
7-2、從客戶處直接調貨給其他客戶的必須有調入客戶的收條。
7-3、 從公司直接發貨并由公司汽運送貨的由儲運部門負責收全回執,會計部簽收整理保管。
7-4、所有客戶回執必須反映品種、數量并加蓋對方公章或業務章或倉儲章,收貨人簽字并注明日期。
7-5、其他方式發貨給客戶的,以運輸郵寄部門的運單為回執,由儲運部門保管存檔。
8、應收賬款函證管理:
8-1、為了明確公司債權,會計部以每年6月末、12月末應收賬款余額為基準,分兩次向客戶函證。函證要求在發函基準日60天內回函,函證要求客戶蓋財務專用章,如往來賬在業務部門核算的可由業務部門蓋章,但必須注明欠款構成。函證在規定時間不能傳回會計部或印章不合格的將停止發貨(貨款在此期間已結清的除外)。
8-2、醫院的應收賬款,一季度發函證一次,予以債權確認,若不能在次季度30日內蓋財務專用章或院公章確認的停止供貨。
8-3、 會計部在函證截至10日內依據回函情況整理匯總,上報財務總監,并以此確定需對賬的客戶。
9、 退貨管理:
9-1、 客戶提出退貨時,銷售代表必須提出書面退貨申請,經銷售經理批準后方可退貨。退貨賬務處理流程見附表。
9-2、 客戶退貨一律由倉儲總庫辦理驗收入庫,并按退貨管理流程轉移原始憑整。
9-3、 公司發至客戶,客戶未入庫便直接退回的產品,應由儲運部門接收,聯系銷售代表后進行相應處理。
9-4、 退貨入庫后,會計部依據退貨申請、內部退貨轉賬憑證等處理賬務,需要換貨的由營銷綜合辦負責按規定辦理,業務員在事先未經任何領導書面同意,私自以任何方式換貨,處于額度的罰款,造成損失的全額賠償。
9-5、 客戶退貨,經管銷售人員要索取當地稅務局出具的退稅證明,并按稅后退貨總額的20%處罰。若在退貨30天內不能取得退稅證明,稅款全部由經管人員負擔,半年內取回退稅證明,銷售人員簽呈,銷售經理核準后,財務部門將所扣稅額返還。
9-6、 凡屬非質量原因退貨的,按無稅退貨額的百分二十處罰,其中責任人負擔罰款的百分之八十,主管經理、銷售經理平均負擔罰款的百分之二十。
10、 調貨管理:
因故需從客戶處調出公司產品的,必須事先寫簽呈報主管經理審批,在調出貨物的同時,向客戶索取原票或返銷發票或經財務蓋章確認的無稅扣款證明,不能取得上述資料時,調出貨物的稅款由經管人員負擔。調出貨物直接銷售給另一客戶時,經管業務員必須提供該客戶收貨回執和合同及時開票。未經主管經理審批而私自做主調貨,調貨人員負全責,
11、 應收賬款對賬管理:
11-1、銷售人員對各自經管客戶的應收賬款負全責。負責與客戶日常對賬是經管銷售人員的責任,對賬的流程和方法可參照“對賬流程及簡要方法”。出現差錯及時反饋會計部。
11-2、會計部將依據半年一次的函證結合對方余額、蓋章情況、回款跡象、歷史情況、銷售代表的反饋等綜合情況確定需對賬的客戶。
11-3、 銷售人員發生變動時,必須在主管經理的監交下,逐戶確認應收賬款,辦理接交手續。如果不履行接交手續,隨意接受應收賬款,所發生的一切損失(包括協助對賬差旅費)由接管人員和主管經理負責(各負擔50%)。
11-4、 上級經理對所管轄的銷售人員的賬目有質疑,需會計部派人抽查對賬的,可書面申請,會計部視情況安排對賬。
11-5、 會計部前往客戶處對賬的,銷售人員必須陪同,對賬結果需填寫“對賬調節表”,對賬雙方加蓋財務專用章,如對方賬務全部在業務核算,可蓋業務章或公章,但必須加以備注原因,陪同的銷售人員、對賬會計簽字,事后要上級經理、銷售經理簽字確認。
11-6、 經對賬需要經管銷售人員提供調整憑證的,必須在30天內交會計部,否則,先扣責任人款項進行平賬,再根據所提供資料調整。已對過賬的會計期間的賬務不再重復對賬。
12、 銷售折扣管理:
12-1、 依據與客戶的年度銷售協議,會計部將及時計算出銷售折扣,并在銷售發票中扣除或季度后返還(可匯票、電匯、現金等須有客戶收條)。
12-2、 每季度給客戶反饋應享受銷售折扣、已票面扣減折扣、未在票面扣減的折扣等相關信息。
12-3、折扣的其他處理方法必須報銷售副總、財務總監批準。
13、 到款及其他費用:
13-1、銷售人員自客戶處取得匯票后,應在十日之內郵回公司會計部,否則由銷售人員負擔超期部分的利息(按銀行同期逾期貸款利率)。
13-2、銷售人員應及時掌握客戶破損及賬務處理情況,并向對方索要破損證明,破損證明應為對方倉儲的退出單或紅字入庫單或拒付單,載明品種、數量、金額,并加蓋財務專用章。破損核銷以一批發貨為單位,不允許累計計算。
13-3、一次性破損金額(售價)達一千元以上的需退回公司處理。破損貨物退回公司的可以退貨單代替破損證明作破損沖賬處理。
14、清欠與訴訟
14-1、 銷售代表對自己管轄之內的客戶欠款,認為以自己的能力已很難清回貨款的,可書面申請(附件10)并經銷售經理、銷售副總同意交給專職的清欠人員清欠。
14-2、專職清欠仍無結果的情況下,應由清欠專員會同原銷售人員和上級經理共同提出訴訟解決的請求(附件10),由銷售副總視具體情況決定是否訴訟解決。
14-3、經清欠無結果,造成呆壞賬損失,由責任人負擔呆壞賬金額的百分之二十。
15、 權限
以上業務處理的其他核決權限均參照每年公司的核決權限表。
16、 本制度由公司會計部、銷售部負責解釋。
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